Сегодня автоматизация документооборота на предприятиях является одним из самых востребованных направлений автоматизации. Это обязательное условие для успешного развития любого бизнеса в условиях конкурентной борьбы. От эффективности процессов документооборота напрямую зависит эффективность управления предприятием.

Специфика работы с техническими документами не позволяет эффективно использовать для автоматизации универсальные системы электронного документооборота (СЭД). Простановка графических замечаний на чертежах и текстовых документах в процессе согласования документации, проведение изменений с помощью извещений об изменениях, поиск документации на изделие, выпуск удостоверяющих листов и различных форм отчетов, постановка документов на учёт в ОТД и контроль рассылки копий документов - вот лишь часть дополнительных функций, которыми должна обладать СЭД для работы с конструкторскими и технологическими документами. В этом случае на помощь приходят современные системы управления жизненным циклом изделий (PLM-системы), в составе которых присутствуют специальные модули для автоматизации технического документооборота на предприятиях.

Работа с документами любых типов

Базовый функционал PLM IPS позволяет работать с документами любых типов. Каждый документ может состоять из нескольких файлов (например, многолистовые чертежи), а также может включать в состав другие документы (например, 3D-модели сборочных единиц). Документы в IPS являются версионными, и для каждой версии можно выпустить произвольное количество итераций документа. Каждая версия документа обладает собственным набором атрибутов, файлов, подписей, своим набором прав доступа и т.д.

В зависимости от типа документа IPS предоставляет разный уровень автоматизации операций создания, редактирования, рецензирования, обмена атрибутивной и прочей информацией между файлами документа и информационной моделью данных в базе IPS.

Для всех типов документов в IPS обеспечивается следующий функционал:

• создание файла документа по шаблону или прототипу;
• ввод вручную атрибутивной информации в карточку документа;
• вызов внешних приложений для редактирования, просмотра и печати документа;
• поиск документов по значениям атрибутов;
• подписание документа простыми или квалифицированными электронными подписями;
• участие документа в маршрутах документооборота;
• постановка документа на учет в ОТД;
• рецензирование документа с помощью внешних систем рецензирования или универсального редактора замечаний "Красный карандаш";
• выгрузка документа на диск, в портфель либо его публикацию в базу данных IPS WebPortal.

Навигатор PLM-системы IPS

В PLM IPS предусмотрены специализированные инструменты, значительно повышающие степень автоматизации операций с документами.

• Модули индексации содержимого документов - предназначены для извлечения текстовой информации из документов различных форматов для формирования поискового индекса по содержимому файлов документов. Индексаторы, входящие в базовый комплект поставки IPS, позволяют производить поиск по содержимому документов MSOffice, файлов PDF и RTF, чертежей AutoCAD и BricsCAD, а также всех встроенных в IPS редакторов документов.
• Интеграторы с офисными документами предоставляют доступ к командам IPS непосредственно из редакторов документов MSOffice, а также автоматизируют запись и чтение различной информации в файлы офисных документов.
• Интеграторы с системами трехмерного моделирования обеспечивают совместную работу коллектива разработчиков над моделированием изделий и предоставляют доступ к функциям PLM IPS непосредственно из системы 3D-моделирования. Интеграторы автоматизируют двунаправленный обмен атрибутивной информацией между файлами моделей и информационными объектами в базе данных IPS, а также позволяют автоматически создавать электронный состав изделий в IPS на основании данных из файлов моделей. В настоящее время для IPS реализованы интеграторы с КОМПАС-3D, Autodesk Inventor, Creo, NX, SOLIDWORKS, Solid Edge, Catia.


IPS PDM Browser в SOLIDWORKS

• Интеграторы с системами 2D-проектирования - при наличии САПР Cadmech для соответствующей CAD-системы эти интеграторы обеспечивают двунаправленный обмен атрибутами между чертежами и информационными объектами в базе данных, автоматическое создание электронного состава изделий по сборочным чертежам, взаимосвязь с базой НСИ и т.д. Более упрощенный вариант интеграции обеспечивает автоматическое считывание штампов чертежей, а также извлечение из файла чертежа ссылок на другие файлы и документы. Данный вариант интеграции реализован для AutoCAD, BricsCAD и nanoCAD.
• Интеграторы с ECAD-системами - позволяют автоматизировать процесс обмена информацией между IPS и системами проектирования радиоэлектронных средств, а также обеспечить автоматическое формирование конструкторских документов (конструкторских спецификаций, перечней элементов и т.п.) на основании электрических схем, разработанных в ECAD-системах компаний Altium и MentorGraphics.

Редактор структурированных текстовых документов

Наибольшую степень автоматизации при работе с электронными документами обеспечивает встроенный в IPS редактор структурированных текстовых документов. Данный редактор позволяет унифицировать создание, хранение и обработку любой текстовой конструкторско-технологической документации и отказаться от использования для этих целей сторонних офисных пакетов типа MSOffice. При этом все документы хранятся в универсальном формате XML, что также расширяет возможности обмена информацией с другими информационными системами предприятия. На основе данного редактора в IPS реализован целый ряд специализированных редакторов (редактор конструкторских спецификаций и ведомостей, редактор перечней элементов, редактор различных извещений об изменениях), а также несколько систем автоматической генерации документов, ведомостей и отчетов от самых простых табличных форм до сложных комплектов технологической документации.

Редактор текстовых конструкторских документов IPS AVS

Редактор извещений об изменениях

Редактор извещений об изменениях предназначен для создания любых видов извещений (извещения об изменении, предварительные извещения, предложения об изменениях, дополнительные извещения) согласно ГОСТ 2.503-2013. В процессе редактирования извещения пользователь сразу видит документ таким, каким он будет выведен на печать. Редактором поддерживается множество сервисных функций по оформлению документа - вставка графики, формул, автоматическое заполнение различных граф, сортировка измененийи т.п. Специальная панель с деревом изменений предоставляет доступ к упрощенной структуре извещения для быстрого перехода к нужному изменению или документу.

Помимо собственно редактора извещений, модуль проведения изменений в техническую документацию предоставляет следующий функционал:

• объединение извещений в комплекты согласно ГОСТ 2.503-2013;
• упрощенное проведение изменений в документы на основании журнала изменений;
• автоматическое включение в извещение новых версий документов, находящихся на соответствующих шагах жизненного цикла;
• автоматический перевод документов, включенных в извещение, на соответствующие шаги жизненного цикла в момент актуализации извещения;
• гашение предварительного извещения с автоматическим выпуском извещения об изменении на его основе;
• аннулирование документов с помощью извещений об изменениях и т.п.

Извещение об изменении с графическими элементами

Модуль маршрутизации документов IPS Workflow

Эффективность бизнес-процессов организации во многом определяется скоростью и качеством прохождения документов через сотрудников предприятия или холдинговой компании. Независимо от метода работы, в рамках которой будут использованы свои или сторонние силы, необходимо владеть механизмом, который предоставит все возможности для полного контроля запущенного процесса, а также прозрачность каждого его этапа для всех участников.

Для управления всеми бизнес-процессами и потоками документооборота на предприятии или в холдинговой компании на помощь приходит модуль маршрутизации документов и объектов IPS, который позволяет запустить любой бизнес-процесс по ранее разработанному шаблону маршрута. Шаблон представляет собой графическую схему в виде набора действий и связей, которые определяют направление и порядок перехода документов и задач от одного действия к другому. Шаблоны бизнес-процессов могут оперировать системными и пользовательскими переменными, содержать условные переходы, учитывать время выполнения заданий, механизмы проверки подписей, изменение статусов документов, размещение документов в архивах и т.д. Рассылка документов может производиться как последовательно, от пользователя к пользователю, так и несколькими пользователями одновременно с возможностью ожидания выполнения всех параллельных веток процесса. Для управления процессом пользователями предусмотрена возможность создания специальных пользовательских форм ввода значений переменных. Поддерживается создание дополнительных настроек шаблонов процессов с помощью написания собственных сценариев на языке программирования C#.

Редактор шаблонов процессов

При наличии на предприятии портала для обмена информационными объектами и документами IPS WebPortal администратор может использовать в шаблонах документооборота специальное действие "Удаленный процесс". Данное действие позволяет указать узел информационной системы, в которой должен выполниться удаленный процесс. Портал автоматически обеспечивает:

• передачу данных процесса на удаленный узел;
• вызов в нем соответствующего подпроцесса;
• ожидание его завершения и передачу результирующей информации обратно в инициировавший вызов процесс.

Данная технология позволяет автоматизировать обмен документами и данными между различными промышленными предприятиями и их филиалами, на которых установлена система IPS, ускоряя процессы разработки, согласования и изменения документации.

Рецензирование документов

PLM IPS предоставляет широкие возможности рецензирования текстовой и графической документации. Удобный интерфейс редакторов позволяет проверить документ, создать замечание или отследить его авторство и статус, а также узнать, на каком этапе действия бизнес-процесса находился рецензируемый документ. Созданные замечания могут храниться в виде отдельных файлов замечаний, прикрепленных к рецензируемому документу, а также самостоятельным объектом в базе данных IPS.

Для рецензирования документов, отображаемых на закладке "Просмотр" в клиентском приложении IPS, используется встроенный в эту закладку редактор замечаний. Он позволяет рецензировать все типы документов, созданных с помощью собственного редактора документов IPS, а также большое количество растровых и векторных графических форматов - dwg, tiff, jрg,bmp, gif, png и пр. Следует отметить, что при рецензировании текстовых документов IPS замечания привязываются к конкретным элементам документа (ячейкам таблиц, формулам, текстовым меткам и т.п.), поэтому дальнейшее редактирование документа (даже вставка строк или страниц перед замечанием) не приводит к сдвигу замечания относительно фрагмента документа, для которого оно было сделано.

Встроенный редактор замечаний

Для создания замечаний к графическим документам произвольных форматов в базовый комплект поставки IPS входит внешний редактор замечаний "Красный Карандаш". Это самостоятельный модуль, позволяющий создавать графические и текстовые замечания поверх скриншотов с изображением рецензируемого документа. Скриншоты с выделенной областью документа создаются одной из утилит данного редактора.

И внутренний, и внешний редакторы замечаний IPS создают авторизованные замечания, получая информацию об авторе из клиентской сессии IPS. Это позволяет в дальнейшем регулировать права доступа к замечаниям, давая вносить изменения или присваивать соответствующие статусы только авторам замечаний. При этом автор документа может изменять только статусы замечаний на значения "Исправлено" или "Отклонено" с возможностью указания комментариев к данному действию.

Ещё один модуль расширения IPS разработан специально для рецензирования документов MSOffice и позволяет использовать для этих целей возможности самих редакторов MSWord и MSExcel. Для этого в начале процесса рецензирования модуль создает копию документа, в которую рецензент вносит необходимые правки и замечания с помощью встроенных в редактор средств рецензирования. Оригинальная исходная версия документа при этом остается неизменной, также остаются действительными все подписи, которые документ получил ранее. Модуль рецензирования предоставляет функции раздельного или совместного просмотра всех рецензий на документ, замены исходного файла документа копией с внесенными правками, выпуска новой версии документа на основе файла с рецензиями и т.д.

IPS позволяет подключать внешние системы создания замечаний, если они позволяют сохранять замечания в отдельный файл, отличающийся от файла документа другим расширением или расположенный в подкаталоге относительно файла документа. Система отслеживает изменения, производимые в таких файлах замечаний, и автоматически сохраняет их в базу данных IPS. В дальнейшем файл замечаний извлекается на диск совместно с файлом документа при операциях просмотра или редактирования документа.

Модуль электронных подписей

В комплект поставки IPS, предназначенный для организации технического документооборота на предприятии, входит модуль для работы с электронными подписями. Электронная подпись - это реквизит электронного документа, который позволяет зафиксировать факт заверки документа тем или иным должностным лицом, а также проверить отсутствие изменений в документе с момента формирования электронной подписи.

Каждому пользователю в IPS может быть назначена одна или несколько должностей, а должностям - возможность подписывать те или иные типы документов и объектов в определенных графах. Любое вмешательство в документ, заверенный электронной подписью, всегда можно установить. Таким образом, наличие электронной подписи у документа сводит на нет возможность его подделки.

Модуль электронных подписей в IPS обеспечивает следующий функционал:

• проверка неизменности содержимого подписанных документов;
• установление лиц, заверивших электронный документ;
• подтверждение факта подписания - пользователь, подписавший информационный объект, впоследствии не сможет отказаться от своей подписи;
• контроль наличия у документа заданного набора подписей при перемещении документа в архив подлинников или на определенный шаг жизненного цикла;
• внедрение в файлы документов информации о наличии подписей при просмотре, печати, выгрузке файлов на диск, а также при формировании аутентичных файлов документов;
• формирование удостоверяющих листов к документам по ГОСТ 2.051-2013.

В системе IPS доступно два варианта исполнения электронной подписи - простые и усиленные квалифицированные. Простая подпись использует встроенные в IPS алгоритмы защиты данных и может применяться на предприятиях, не предъявляющих повышенных требований к безопасности информации. Простые подписи применяются в системе по умолчанию.

Усиленная квалифицированная подпись - это подпись, которая выполнена с применением специальных сертифицированных средств защиты информации и имеет подтверждающий сертификат от аккредитованного удостоверяющего центра. Модуль работы с электронными подписями IPS позволяет подключать внешние криптопровайдеры для создания и проверки квалифицированных электронных подписей документов. Информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Карточка подписанного конструкторского документа

Формирование пакета документов

Система IPS предоставляет возможность выгрузки пакета документов на диск для дальнейшей передачи их сторонним организациям. Команда пакетной выгрузки файлов документов выполняет запись на диск файлов, прикрепленных не только к выбранному объекту, но и ко всем дочерним объектам, входящим в его состав, упрощая процесс выгрузки полного комплекта документации на сборочную единицу. Специальный диалог позволяет управлять фильтрацией выгружаемых файлов по типам объектов и связей, задавать формат выгрузки файлов встроенного редактора документов IPS (XML, PDF или WMF), а также переключать различные режимы именования выгружаемых файлов.

Передача пакета документации доступна с ранее созданными квалифицированными подписями. При необходимости вместе с файлами электронных подписей будут сформированы и выгружены на диск сопроводительные документы - информационно-удостоверяющие листы (УЛ) по ГОСТ 2.051-2013. Простой и удобный интерфейс поможет сформировать УЛ как для основных, так и для аутентичных файлов документов, а параметр "Контрольная сумма" предоставляет возможность выбрать метод, по которому будет произведен расчет контрольных сумм выгружаемых файлов.

Информационно-удостоверяющий лист

Территориально распределённый документооборот

Ещё одним способом организации распределённого документооборота между различными предприятиями или филиалами является использование службы IPS WebPortal. Данная служба представляет собой web-сервис, предназначенный для публикации общей информации с последующей передачей её в другие базы данных IPS или иные информационные системы удалённых предприятий.

IPS WebPortal позволяет решать следующие задачи:

• Обмен информационными объектами между различными предприятиями или удаленными филиалами предприятия.
• Обмен информационными объектами между базами данных с различным уровнем доступа (например, передача общедоступной информации в базу данных с секретными проектами).
• Обмен информационными объектами между различными информационными системами предприятий.
• Распределенный документооборот между различными базами данных одного или нескольких предприятий.
• Управление проектами, распределенными между несколькими базами данных одного или нескольких предприятий.

Система поддерживает как непосредственную публикацию документов на портал с возможностью их поиска по атрибутивной информации и загрузкой в удалённую базу данных, так и передачу документов через портал посредством модуля маршрутизации IPS Workflow. В последнем случае работа с порталом максимально упрощается для пользователей, т.к. все настройки по передаче данных между удалёнными базами делаются администраторами в процессе создания шаблонов документооборота, а конечные пользователи просто получают письма с заданиями и документами в свои почтовые ящики IPS. Передача информации между порталом и базами данных может осуществляться в нерабочее время, что позволяет снизить загрузку каналов связи.

Схема взаимодействия PLM-систем посредством IPS WebPortal

Удаленный доступ

Успешность бизнеса современной компании зачастую определяется уровнем мобильности её сотрудников. Поэтому достаточно важно при возникновении неотложных вопросов иметь возможность подключаться к системе IPS, быть участником процессов либо оперативно получать необходимую информацию, находясь за пределами предприятия. Разработчики компании ИНТЕРМЕХ предоставили такую возможность - это специальный модуль для веб-сервера IPS WebInterface, который позволяет пользователю работать с базой данных IPS из веб-браузера, а не из клиента IPS. Такая работа не требует установки клиента системы IPS, а подключиться к базе данных можно с различных мобильных устройств (смартфоны, планшеты, нетбуки и пр.), работающих под управлением различных операционных систем -Linux, Windows, Android и iOS.

В настоящее время функционал IPS WebInterface предоставляет пользователю возможности поиска, просмотра и подписания информационных объектов и документов непосредственно из веб-браузера. Для просмотра документов на любой операционной системе перед загрузкой на клиентское устройство документы внутреннего формата IPS могут быть сконвертированы в открытый формат PDF. Также пользователи получают доступ к почтовому ящику IPS, что позволяет им оставаться участниками бизнес-процессов предприятия вне зависимости от местоположения.

Входящие письма и задачи в IPS WebInterface

Команды меню приложения IPS WebInterface обеспечивают быстрый и легкий доступ к электронной почте IPS, со всей перепиской и системными сообщениями. Элементы управления почтой позволяют не только проверить и отсортировать сообщения, но и запустить бизнес-процесс по доступному шаблону. Через веб-приложение доступен и прозрачен любой этап маршрута уже запущенного процесса. Управление возможностями IPS WebInterface осуществляется системным администратором в специализированном редакторе, с помощью которого можно создать дополнительные закладки в карточке для поиска состава и применяемости объектов и документов, настраивать условия для поиска информации и т.д.

Управление архивами

Модуль IPS Archives позволяет организовать размещение документов в электронных архивах. Помимо упрощения процедуры поиска документов такой метод хранения облегчает управление правами доступа к документам, т.к. права можно назначать не на каждый документ в отдельности, а на все документы того или иного архива. Кроме того, на архивы утверждённых документов можно назначать контроль наличия определённого набора подписей, которыми должны обладать документы для того, чтобы они могли быть зарегистрированы в таком архиве. Также любому архиву можно назначить набор атрибутов, которые автоматически будут добавляться документам, регистрируемым в этом архиве. Сам процесс регистрации документов в архивах также может быть автоматизирован как с помощью настроек авторазмещения документов, так и посредством бизнес-процессов IPS Workflow.

Рабочая область одного из архивов с функциональными закладками

Автоматизация работы ОТД

С помощью модуля IPS Archives осуществляется автоматизация работы отдела технической документации (ОТД) предприятия. Основными функциями ОТД является приём, постановка на учёт и контроль рассылки актуальных версий конструкторско-технологической и другой технической документации на предприятии.

Главным атрибутом, который получает документ при постановке на учёт в ОТД, является его инвентарный номер ОТД. Функционал модуля позволяет автоматизировать процесс присвоения инвентарного номера ОТД. Для этого администратор системы может назначить каждому типу документов индивидуальную формулу формирования инвентарного номера ОТД. Также для этой цели можно использовать классификаторы, которые, помимо присвоения значений атрибутам документов, предоставляют удобный механизм поиска классифицированных документов и информационных объектов.

Модуль IPS Archives позволяет осуществлять учёт копий документов с полным описанием их характеристик: вид копии (твёрдая или электронная), статус копии (новая, разослана, возвращена), в какую организацию или подразделение была отправлена копия, кто ее получил или вернул, даты высылки и возврата копии, количество листов и т.п. Нужное количество копий может быть создано автоматически на основании листа рассылки документа. Лист рассылки также может быть сформирован автоматически на основании типа документа, расцеховочного маршрута изделия, для которого выпущен документ и т.п. Специальные фильтры в списках документов позволяют отбирать документацию в зависимости от факта регистрации в ОТД, а также наличия новых не высланных копий либо не возвращённых устаревших копий. Данный функционал позволяет отследить своевременную передачу актуальной версии документации и изъятие устаревших копий документов.

Перечень копий документа, созданных для учета рассылки документа в подразделения предприятия

С помощью дополнительных настроек модуль позволяет организовать рассылку уведомлений о постановке на учёт в ОТД новых версий документов, а также об отправке копий документов. Уведомления рассылаются абонентам, которые указаны в листе рассылки документа или в атрибутах копии документа. Рассылка уведомлений может осуществляться по e-mail либо по внутренней почте IPS.

Канцелярский документооборот

IPS позволяет организовать работу с канцелярскими и организационно-распорядительными документами. Для этого в комплект поставки системы входит модуль расширения "Канцелярский документооборот". Данный модуль имеет ряд специализированных настроек и функций, благодаря которым пользователи получают все необходимые инструменты для регистрации и хранения канцелярских документов - договоров, заявлений, служебных записок, протоколов совещаний и т.п. Также данный модуль обеспечивает процессы создания, рассылки и контроляисполнения поручений.

Одной из самых полезных возможностей, которую предоставляет модуль канцелярского документооборота IPS, является функция интеграции внутренней почты IPS с внешней электронной почтой. Пользователь может простой командой преобразовать любой канцелярский документ в письмо с дальнейшей отправкой его на внешнюю электронную почту и наоборот - преобразовать вложения электронных писем в документы, размещённые в базе данных IPS. Преимущество данной функции в том, что все эти операции выполняются пользователем из рабочей области Навигатора IPS, минуя различные почтовые клиенты, что позволяет быстро и эффективно осуществлять работу с входящими и исходящими организационно-распорядительными документами.

Тесная интеграция канцелярского документооборота с IPS Workflow позволяет использовать механизмы маршрутизации для рассылки и контроля поручений, автоматического оповещения исполнителей, руководителей и контролёров обо всех этапах выполнения работ по высланным поручениям, обеспечивая организацию многоуровневого контроля исполнительской дисциплины. Также данный модуль даёт возможность организовать переписку между производственными подразделениями предприятия в виде дерева взаимосвязанных документов.

Мастер создания поручения